受控文件是什麼意思 什麼是受控文件

1、受控文件指按照發放範圍登記、分發或獨立存檔管控，並能保證收回的文件。它主要是由文控中心和認證辦共同管控。

2、這是一種標準性、責任制的文件，必要修改時需要進行申請，並登記ECN文件，審核批准，同時ECN也必須受控。文件封面一般加蓋受控圖章。受控文件是“非受控文件”的對稱，凡是能夠產生多個修改狀態或多個版本的文件都是受控文件，也就是説凡是存在修改和換版的文件就是受控文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。受控文件可以複製閲讀參考，但複製的文件不生效。許多公司還將受控文件拍成照片，上傳到內部局域網，以供有需要或爭議時直接在網絡上查看，這樣可以避免原件的丟失和損壞。一般來説這些文件是長期使用並始終處於修改和換版狀態的文件，如：成本手冊、程序文件、各種規章制度、定額、標準成本、預算等。 受控文件作廢時，應從所有使用場合及時收回，以防止其誤用。

3、受控文件，之所以需要“受控”，是因為其重要性，標準性和責任性。所以，需要制定相關的管理制度，並由文控部門進行管控監督，防止被非正規修改，或對文件不重視、隨意損壞或丟失。正是因為其具有標準性，所以如有修改版或新版本分發出去，需要回收舊的文件，以防止誤用。這也是受控文件與其他文件的最大區別。因此，複印版的受控文件是不生效的，只能用於瞭解參考，不作為標準和責任的依據。