祕書工作：公文的格式

1、公文格式的概念

2、公文格式的特點

3、基本資料專案。指所有公文必須具備的專案

方法/步驟

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公文格式的概念。關於公文格式的概念,權威的提法有三種:《國家公務員錄用考試全國統編教材·公共科目》一書把公文格式的概念歸納為“公文的資料構成與對各資料專案的編排”。《國家行政機關公文處理辦法》第三章公文格式中說,公文格式“一般由發文機關、祕密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附註、主題詞、抄送機關、印發機關和時間等部分組成”。《國家機關公文格式》(全國檔案格式及資料元標準化技術委員會制定)的要求十分詳盡具體,我們可以概括為:公文格式即“公文的書寫形式和公文各組成部分的排列順序及區域劃分。”在公文用紙的紙面上,公文圖文區的“資料專案區域”分為指定專案區域和選擇專案區域兩種。指定專案,即必須填寫的“基本資料專案”、它包括髮文機關、發文字號、公文標題、正文、生效標識、頁碼、印章、成文日期等項。選擇專案,即用於規定供選擇填寫的“供選擇的資料專案”,它包括簽發人、主送機關、無正文說明、附件說明、註釋、特殊說明、主題詞、抄送機關和印發說明等項。

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公文格式的特點:一是具有相對穩定性和規範性,二是必須具備規定的“基本資料專案”和根據需要決定取捨的“供選擇的資料專案”。三是對公文各資料專案的編排必須遵循國家的有關規定,四是在確保公文結構完整的同時,相同文種的公文,其資料構成應保持大體一致。

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基本資料專案。指所有公文必須具備的專案。它包括如下各項:一是發文機關。(公文的法定作者)它表明公文的責任者和法定的權威性。二是標題。它是標明公文主要內容的概括性題目名稱。三是正文。它是用於闡述公文內容,表達發文意圖,使受文者能夠獲得準確資訊,瞭解具體事項,掌握方針政策,明確政策界線。四是印章或簽署。公文使用的印章是代表權力、職責的憑據,用以證實公文的法定效力和對公文的負責。五是成文日期。指形成公文的確切時間。也是公文開始生效的時間。